A chaque client qui contacte ce professionnel du droit, l’Avocat doit obligatoirement rédiger une convention de mandat afin de préciser les conditions de son engagement par écrit. Ce document sera ensuite signé par l’Avocat et le client. Son contenu peut varier suivant la nature du dossier, mais des mentions sont obligatoires.
La portée des services de l’Avocat
Dans le mandat de l’Avocat, des éléments sont essentiellement à confirmer pour éviter tout conflit comme la portée de ses services. Cette section mentionnera les étapes clés y afférant au dossier ainsi que la représentation du client par l’Avocat avec ses limites. Il sera aussi question d’inscrire : les objectifs du client, les services juridiques qu’il recevra; les mesures à prendre par le client ou par de tierces parties ; les résultats qui peuvent être obtenus ; et le temps prévu pour traiter le dossier et obtenir des résultats.
Les frais et débours
La convention de mandat doit aussi citer :
- Le mode de facturation à appliquer, le montant et la date de paiement des honoraires de l’Avocat.
- Les frais et des débours que le client peut engager dans l’affaire.
- La fréquence de remise de factures intérimaires au client avec la date de remise de la facture finale qui seront affichées.
- La partie qui se chargera de payer directement les débours.
- Le taux d’intérêt à appliquer sur la facture et sur les comptes en souffrance.
- La politique de facturation de l’Avocat.
- Les conséquences du manquement de paiement par le client.
Les communications avec le client
En ce qui concerne les communications, il est primordial de préciser par écrit le mode de communication à appliquer entre l’avocat et le client. Il est aussi indispensable de noter les moyens ainsi que la fréquence des rapports au client. L’Avocat doit aussi inscrire le temps estimatif de sa réponse incluant appels, lettres, courriels ou autres formes de communication.
Le retrait de la représentation
Il faudra définir les circonstances qui peuvent permettre à l’Avocat de se retirer de la représentation. D’autres précisions doivent aussi y figurer comme les effets de la non-obtention des directives adéquates du client pour exécuter les tâches pour lesquelles l’Avocat est tenu ; la propriété du contenu du dossier ; ou encore le frais de transfert du dossier au client ou à un autre avocat.
Dans le cadre de l’établissement de la convention de mandat, l’Avocat doit faire en sorte que le client arrive à cerner chaque libellé et chaque signification. Pour ce faire, il doit s’assurer de rester très clair pour faire comprendre la portée de sa relation professionnelle avec son client étant donné que le domaine du droit est assez complexe.